Mycket att tänka på vid en kontorsflytt

Funderar ni på kontoret att flytta? En kontorsflytt är ett stort projekt, där en hel del olika saker ska tas i beaktning. Försäkringar och avtal ska sägas upp eller förnyas, lås- och larmsystem kanske ska skaffas, möbler ska köpas eller kastas – kort sagt finns det en hel del praktiska saker att ta hänsyn till.

Förutom dessa praktiska saker är det dock också lite bredare saker man behöver ta hänsyn till. Läget på kontorslokalerna är en sådan sak – arbetsmiljön för personalen är en annan.

Läget är en viktig faktor

Beroende på vad ditt företag gör, är läget givetvis mer eller mindre viktigt. Är ni ett företag som privatkunder inte besöker särskilt ofta, kanske ett kontor i t.ex. centrala Stockholm bara är en onödigt hög kostnad. Givetvis finns det symboliskt värde i att basera sig centralt i städer som Stockholm eller Göteborg, men här är det såklart upp till varje företag att väga för- och nackdelar.

En annan fördel med att ha sina kontor centralt placerade är att personalen har närmre till jobbet. Personal som behöver pendla 15 minuter, tex inom tullarna i Stockholm, i stället för en timme och 15 minuter, är naturligtvis en gladare och förmodligen också en mer produktiv personal.

Arbetsmiljö Det här är särskilt viktigt att tänka på om lokalerna ni flyttar till inte har fungerat som kontorslokaler tidigare. Hur ens arbetsplats är utformad har mycket stor betydelse, både för hur väl personalen trivs men det sänker också riskerna kopplat till arbetssjukdomar eller olycksfall.

Saker som ska tas i beaktning är bland annat:

Utrymmen. Om personalen arbetar i små utrymmen, kommer de sannolikt följaktligen att arbeta med dålig ergonomi. Dålig ergonomi kan på lång sikt leda till skador på kroppen. Arbetsmiljöverket har riktlinjer för hur små lokalerna får vara, dock finns det krav på att arbetslokaler ska ha ”tillräcklig area för den verksamhet som bedrivs”. Ofta kan problem med utrymmen uppstå i mycket gamla hus (i stil med husen i Gamla Stan i Stockholm t.ex.)

Golven. Golven bör vara jämna utan plötsliga höjningar eller sänkningar, om de finns ska de i sådana fall vara väl utmarkerade. Ojämna golv ökar risken för fall.

Utrymningsvägar. Vid brand eller annan omedelbar fara ska lokalerna kunna utrymmas effektivt. Utrymningsvägar som är olämpliga försvårar just detta.

Hiss och trappor. Transporter i trappor kan i längden leda till belastningsbesvär för personalen.

Belysningen. Bra belysning är viktigt på arbetsplatsen. Dålig belysning gör arbetet mer tröttande.

Ljudnivåerna. För höga ljudnivåer kan göra en god arbetsplats till den dålig arbetsplats. Personalen kan få hörselproblem, samtidigt som det blir svårare att koncentrera sig. Vanligtvis är inte detta ett problem på kontor, men om det förekommer kan ljudnivåerna sänkas genom olika ljuddämpande åtgärder.

Här kan du läsa mer om hur man går till väga vid en kontorsflytt.

20 nov 2016